Što sve obuhvaća i zašto je važna dokumentacija na gradilištu?

U građevinske projekte uključen je veliki broj dionika, uključujući dizajnere, inženjere, izvođače i radnike na baušteli. Svaki projekt sadrži velik broj dokumenata. Upravljanje tim dokumentima postalo je od izuzetno velike važnosti jer ima ogroman potencijal za prevladavanje prekoračenja vremena i troškova.

Sukladno Zakonu o gradnji, propisana je zakonski obavezna dokumentacija na gradilištu koja treba biti lako dostupna u svakom trenutku. Ova dokumentacija ne smije se iznositi izvan gradilišta i uvijek mora biti dostupna glavnim sudionicima na koje se odnosi te građevinskoj inspekciji.

Prema definiciji, projekt je vremenski ograničena aktivnost koja ima za cilj stvaranje jedinstvenog proizvoda, rezultata ili usluge. Projekt se izvodi u fazama unutar određenog vremenskog okvira i zahtijeva velik broj resursa te uključuje potrebnu tehničku dokumentaciju.

Tehnička dokumentacija obuhvaća različite projekte, poput projekata građevine, arhitekture, instalacija, vanjskog i unutarnjeg uređenja i drugih, koji ovise o svrsi i vrsti radova.

Svaki od ovih projekata sadrži tehnički opis, razne proračune (fizikalne, statičke, energetske i druge), troškovnik, dokaznicu mjera i nacrte (kao što su tlocrti, presjeci, pročelja, detalji za izvođenje prostora).

Svi dijelovi projekta izrađuju se na način koji osigurava njihovu povezanost. Na nacrtu se navode naziv građevine, ime investitora, naziv projektanta koji je izradio projekt, potpis, ime i žig glavnog projektanta, mjerilo, sadržaj nacrta i datum izrade.

Dokumentacija na gradilištu važan je dio svakog građevinskog projekta iz više razloga:

1. 1. Dokumentacija pomaže u praćenju i upravljanju građevinskim projektom, što osigurava uspješno i učinkovito izvršavanje projekta.
2. 2. Dokumentacija je važna u svrhu pridržavanja zakonskih propisa i propisa koji se odnose na građevinske projekte.
3. 3. Omogućuje komunikaciju između različitih dionika projekta.

Pravilna dokumentacija osigurava da su sve strane uključene u projekt svjesne svojih uloga i odgovornosti te da se projekt provodi na siguran, učinkovit i djelotvoran način.

Vrste dokumentacije na gradilištu

Projekt organizacije građenja obuhvaća planiranje izvršenja projekta i odabir izvršitelja, dok se dokumentacija upravljanja projektom odnosi na interese sudionika i ciljeve projekta.

Tijekom izrade tehničke dokumentacije za izvedbu građevine, kreće se od organizacije građenja kako bi se provjerila ključna rješenja i ciljevi izvršenja građevinskog projekta.

Postoje različite vrste dokumentacije koje su potrebne za građevinski projekt i koje variraju ovisno o projektu i obično uključuju sljedeće:

1. 1. Dokumentacija zahtjeva za građevinsku dozvolu: ova dokumentacija uključuje zahtjeve za dobivanje dozvola od nadležnih tijela i sve druge potrebne dokumente.
2. 2. Izvješća o napretku projekta: redovita izvješća o napretku projekta, koja se šalju klijentu, nadzorniku gradnje i drugim dionicima.
3. 3. Financijska dokumentacija: uključuje procjene troškova, proračune, izvješća o troškovima i račune za plaćanje.

Za sve prisutne radnike pod nadzorom voditelja gradilišta vodi se kompletna dokumentacija za svakog pojedinog radnika, kontrola ulaza odnosno izlaza strojeva, vozila, materijala i ostale opreme po izvođačima i podizvođačima.

Planovi i specifikacije: ova dokumentacija propisuje detalje projekta, uključujući materijale koji će se koristiti, građevinske proizvode i elemente, sklopove i opremu, tehnologiju izvedbe i ugradnje, način obrade i metode izgradnje, uvjete za kontrolu i dokazivanje kvalitete, vijek upotrebe građevine i uvjete za njeno održavanje.

Dozvole i odobrenja: dokumenti koje zahtijevaju regulatorna tijela i vladine agencije kako bi se osiguralo da je projekt u skladu s lokalnim građevinskim propisima.

Sigurnosni planovi i postupci: njima se detaljno opisuju sigurnosne mjere koje će se primijeniti za zaštitu radnika i javnosti tijekom izgradnje.

Ugovori i sporazumi: dokumenti kojima se opisuju odredbe i uvjeti projekta, uključujući rasporede plaćanja, izmjene naloga i postupke rješavanja sporova.

Dnevna izvješća i ažuriranja napretka: pružaju evidenciju obavljenog posla, uključujući sve probleme koji su se pojavili te načine na koji su riješeni.

Kako bi ovi dokumenti bili organizirani i lako dostupni, građevinske tvrtke za bolju i lakšu organizaciju i vođenje dokumentacije sve više koriste neke od dostupnih građevinskih softvera. Od 2019., više od 50% anketiranih voditelja u građevinskoj industriji izjavilo je da su njihove tvrtke koristile softver specifičan za građevinu kako bi osigurali kvalitetno, zdravo i sigurno radno okruženje.

Analogna vs. digitalna dokumentacija na gradilištu

Prema McKinsey Global Institute, građevinska industrija jedna je od najmanje digitaliziranih u svijetu. Mnoge građevinske tvrtke još uvijek se oslanjaju na analognu, tj. tradicionalnu papirologiju na svojim projektima. To uključuje nacrte i planove velikog formata, ugovore, fakture, specifikacije i druge dokumente koji zauzimaju dragocjen prostor ureda i gradilišta.

Analogna dokumentacija predstavlja sveobuhvatnu zbirku dokumenata vezanih uz projekt gradnje, od planiranja do izgradnje i održavanja.

Problemi s analognom dokumentacijom u građevini su mnogobrojni, a jedan od njih je fizička veličina tih dokumenata. Planovi i crteži mogu biti vrlo veliki, što može dovesti do problema s njihovim kopiranjem, pohranjivanjem, prenošenjem i pronalaženjem. Osim toga, analogni dokumenti su podložni oštećenju, propadanju i otuđenju, što može dovesti do gubitka važnih informacija, zastoja u projektu i povećanja troškova.

Još jedan problem s analognom dokumentacijom u građevini je njezina nedostupnost. Ako se dokumentacija nalazi na nekom drugom mjestu, to može dovesti do kašnjenja u odlučivanju, usporavanja procesa gradnje i nedostatka koordinacije među različitim dionicima.

Zbog ovih razloga, sve se više tvrtki u građevinskoj industriji okreće digitalizaciji dokumenata koja nudi brojne prednosti. Digitalna dokumentacija je lako dostupna, može se pretraživati, organizirati i dijeliti s drugima u realnom vremenu. To omogućuje bolju suradnju, učinkovitije upravljanje projektima, brže odlučivanje i niže troškove.

Digitalna tranzicija može zahtijevati značajna ulaganja i promjene u temeljnoj strukturi poslovanja, ali konkurentske prednosti koje pruža su neprocjenjive.

Prednosti digitalne dokumentacije na gradilištu

Digitalna dokumentacija u građevini ima brojne prednosti u odnosu na tradicionalnu, analognu dokumentaciju:

1. 1. Lakši pristup: Digitalni dokumenti su lako dostupni putem računala, tableta ili mobilnih uređaja, što znači da ih korisnici mogu pregledati i ažurirati bilo kada i bilo gdje.
2. 2. Ušteda vremena: Proces stvaranja, prikupljanja i dijeljenja digitalne dokumentacije puno je brži i efikasniji nego kod papirnatih dokumenata. Digitalni dokumenti se lako pretražuju i organiziraju, što uvelike štedi vrijeme i olakšava pronalaženje potrebnih informacija.
3. 3. Manji troškovi: Korištenje digitalne dokumentacije u građevini smanjuje troškove papira, tinte, tiskanja i skladištenja. Ovo može biti značajna ušteda, pogotovo na projektima velikih razmjera.
4. 4. Bolja suradnja: Digitalni dokumenti olakšavaju suradnju između različitih članova projektnog tima. Dokumenti se mogu dijeliti i ažurirati u stvarnom vremenu, što osigurava da svi korisnici imaju najnovije informacije.
5. 5. Veća sigurnost: Dokumenti u digitalnom obliku mogu se lako sigurnosno kopirati i arhivirati, čime se smanjuje rizik od gubitka ili oštećenja dokumenata.
6. 6. Veća preciznost: Digitalna dokumentacija olakšava precizno dokumentiranje promjena i ažuriranja, što pomaže u izbjegavanju pogrešaka i smanjuje potrebu za ručnim unosom podataka.
7. 7. Ekološka održivost: Korištenje digitalne dokumentacije u građevini smanjuje potrebu za papirnatim dokumentima, što ima pozitivan učinak na okoliš.

Softversko rješenje za upravljanje građevinskim projektima

Softveri za upravljanje građevinskim projektima voditeljima projekata i drugim članovima tima omogućuje pristup i ažuriranje dokumenata i informacija s bilo kojeg mjesta, čime se poboljšava proces komunikacije i suradnje. Ovime se smanjenje rizik od pogrešaka i povoljno utječe na komunikaciju unutar tima.

Općenito, ispravna dokumentacija ključna je za uspjeh bilo kojeg građevinskog projekta. Korištenjem Stas Organizera, građevinske tvrtke mogu osigurati da imaju potrebne dokumente pri ruci te da su organizirani i lako dostupni, poboljšavajući komunikaciju i suradnju te pojednostavljujući procese za veću učinkovitost.

Prednosti Stas Organizera

Brzina dobivanja informacija

Kroz aplikaciju se na jednom mjestu i u stvarnom vremenu dobivaju pregledne informacije o statusu projekta, rasporedu ljudskih resursa, stanju ukupnih troškova itd.

Preglednost

U samo nekoliko klikova možete doći do potrebnih informacija. Primjerice, radnici i zaposlenici imaju uvid u evidenciju o korištenim, kao i preostalim danima godišnjeg odmora, a isto tako uvid imaju i rukovoditelji projekta.

Brzi menadžment

Kroz Stas aplikaciju može se organizirati vođenje projekta, upravljati financijskim podacima i izvještajima te relokacijom ljudskih resursa. Primjerice, voditelj projekta može kroz feature Work organization, organizirati rad po svakom pojedinom projektu i tako napraviti raspored ljudi u nekoliko sekundi.

Obuka korisnika

Zbog intuitivnog sučelja, useri koji kreću s korištenjem Stas Organizer aplikacije, mogu je početi koristiti nakon kratke inicijalne obuke u trajanju od 10 minuta.

Stas softver također može poboljšati učinkovitost građevinskih procesa automatiziranjem zadataka kao što su praćenje vremenskih okvira projekta i generiranje izvješća. To može uštedjeti vrijeme i resurse, omogućujući projektnim timovima da se usredotoče na dovršetak projekta na vrijeme i unutar proračuna.

4 savjeta za učinkovitu organizaciju dokumentacije na gradilištu

1. 1. Koristite digitalne alate

   Dokumentacija u papirnatom obliku predstavlja veliki izazov u organizaciji, pohrani i pretraživanju. Korištenje digitalnih alata može značajno olakšati ovaj proces. Koristite cloud servise za pohranu dokumenata ili softver za upravljanje gradnjom te tako omogućite brži i lakši pristup timu koji radi na projektu.

2. 2. Koristite jedinstvenu strukturu naziva dokumenata

   Imenovanje dokumenata u skladu s određenom strukturom može uštedjeti vrijeme kada trebate pronaći dokumente. Koristite jedinstvenu strukturu naziva koja će vam pomoći da lakše pronađete dokumente. Primjerice, dokument možete nazvati "dozvola_za_gradnju_2023_03_ime_projekta", gdje 01 predstavlja redni broj dokumenta.

3. 3. Uključite cijeli tim u organizaciju dokumentacije

   Na ovaj će način svi sudionici projekta biti upoznati s važnošću organiziranja dokumenata, moći će pridonijeti organizaciji dokumenata i značajno uštedjeti vrijeme.

4. 4. Redovito provjeravajte dokumente

   Redovito provjeravajte dokumente da budete sigurni da su aktualni te da su pohranjeni na pravom mjestu. To će spriječiti gubitak važnih dokumenata i omogućiti da tim uvijek ima pristup potrebnim informacijama.

Od organizacije do uštede

Upravljanje projektom predstavlja važan i složen dio projektnog sustava na kojemu investitor puno očekuje i koji ima potencijal povećanja vrijednosti ulaganja, neovisno o okolnostima. Glavni izazov nije samo u novoj tehnologiji, već i u potrebi za odgovornim pristupom, uspješnosti rada na svim područjima organizacije te potpunoj posvećenosti svih stručnjaka koji sudjeluju u projektu.

Organizacija dokumentacije na gradilištu je ključan faktor u uštedi vremena, novca i resursa. Korištenje digitalnih alata, poput softvera za upravljanje građevinskim projektima, može vam pomoći u automatizaciji procesa, smanjenju ljudske pogreške, učinkovitijem vođenju dokumentacije i brzom pristupu informacijama.

Kvalitetna organizacija dokumentacije pomoći će vam da izbjegnete moguća kašnjenja u projektima, poboljšate suradnju među timovima i dugoročno uštedite na financijama.

Iskoristite prednosti Stas Organizera za svoje poslovanje još danas. Besplatno isprobajte našu aplikaciju, dovedite u red svoju projektnu dokumentaciju i uštedite svoje dragocjeno vrijeme.