Jeder Betrieb kennt denselben Freitag. Jemand im Büro läuft den Stunden hinterher. Poliere schicken Fotos von einem zerknitterten Zettel. Zwei Kolonnen schicken bis Montag gar nichts. Und irgendwo in dem Stapel liegt ein Tag, den niemand erklären kann, der dann still zu bezahlten Stunden wird, weil der Streit darüber mehr kostet als die Stunden wert sind.
Der letzte Teil ist der teure. Nicht das Hinterherlaufen. Die Stunden, die Sie zahlen, weil niemand das Gegenteil belegen kann.
Warum der Stundenzettel auf Papier immer zu knapp ausfällt
Ein Zettel wird am Ende der Woche ausgefüllt, aus dem Gedächtnis. Das Gedächtnis rundet. Nach oben, wenn der Mann müde ist, und nach unten, wenn er nicht mehr weiß, ob um drei oder um vier Schluss war. Keine der beiden Richtungen hilft Ihnen, denn beide machen aus der Aufzeichnung eine Erzählung.
Dazu kommt die zweite Kopie. Der Zettel muss ins Büro. Er bleibt im Transporter liegen, geht durch die Wäsche oder kommt am Dienstag der Folgewoche an, wenn die Abrechnung längst durch ist.
Die Lösung ist keine strengere Regel. Die Lösung ist, die Stunde in dem Moment zu erfassen, in dem sie passiert, denn das ist der einzige Moment, in dem sie überhaupt jemand kennt. Bringen Sie Stunden, Kolonnen und Verfügbarkeit an einen Ort, und der Freitag fällt weg.
Worauf es bei einer Zeiterfassung im Handwerk ankommt
Vier Dinge zählen, der Rest ist Beiwerk.
Tempo. Einstempeln muss ein Klick sein. Wer aus einer Liste von vierzig Baustellen auswählen muss, wählt die falsche oder lässt es bleiben.
Sie läuft ohne Empfang. Baustellen haben Beton, Keller und Funklöcher. Der Eintrag muss auf dem Handy bleiben und später von allein hochgehen.
Die Stunde landet von selbst auf der richtigen Baustelle. Wenn jemand im Büro die Stunden von Hand auf Projekte verteilt, haben Sie die Arbeit nicht abgeschafft. Sie haben sie zu einem Menschen mit Tastatur verschoben.
Der Mitarbeiter sieht seine eigenen Stunden. Das wird gern übersprungen, und genau daran scheitern Einführungen. Eine Kolonne, die ihre Woche selbst nachsehen kann, streitet nicht mehr über die Abrechnung, weil die Zahl die ganze Zeit sichtbar war.
Die Sache, nach der alle zu spät fragen
Fragen Sie vor dem Kauf nach Korrekturen. Irgendwer vergisst das Ausstempeln. Irgendwer stempelt auf der falschen Baustelle ein. Das passiert jede Woche auf jeder Baustelle, und wie das Werkzeug damit umgeht, entscheidet über einen ruhigen oder einen chaotischen Monat.
Sie wollen eine Korrektur, die eine Spur hinterlässt. Der Polier korrigiert den Eintrag, das Original bleibt sichtbar, und die Änderung trägt einen Namen. Sie wollen kein System, in dem jeder gestern still überschreiben kann, denn dann ist die Aufzeichnung im Streitfall nichts wert.
Getrennt haben wir aufgeschrieben, wie digitale Zeiterfassung auf der Baustelle läuft, samt der Frage, was man mit Leuten macht, die nichts installieren wollen.
Stunden sind kein Personalthema, sondern ein Margenthema
Die meisten Betriebe sehen Stundenzettel als Verwaltung für die Lohnabrechnung. Das ist die kleinere Hälfte. Die größere ist, dass Stunden auf fast jeder Baustelle der größte Kostenblock sind. Wer sie während der Bauzeit nicht pro Projekt sieht, erfährt erst hinterher, ob etwas hängen geblieben ist.
Wenn die Stunde von Anfang an am Projekt hängt, werden Stunden zur Rechnung, ohne dass jemand die Zahlen neu zusammensucht. Und Sie sehen die Baustelle, die abdriftet, in Woche zwei statt in Woche neun.
Einführen bei einer Kolonne, die Apps nicht mag
Nehmen Sie eine Kolonne. Die, die sich am lautesten beschwert. Sagen Sie genau zwei Dinge. Ihre Stunden werden für sie sichtbar, und am Freitag ruft niemand mehr an und fragt nach Dienstag.
Zwei Wochen laufen lassen, ohne Papier daneben. Zwei Systeme parallel heißt, dass beide schlecht geführt werden. Sind die Einträge nach zwei Wochen ohne Erinnerung da, rollen Sie weiter aus. Sind sie es nicht, ist das Werkzeug zu langsam, und ein Kolonnenwechsel ändert daran nichts.
Noch etwas. Das Büro muss ab Tag eins aufhören, Stunden telefonisch abzufragen. Bleibt der alte Weg offen, nehmen die Leute den alten Weg.
Häufige Fragen
Was ist mit Mitarbeitern ohne Smartphone?
Der Polier kann die Stunden für die Kolonne auf einem Gerät erfassen. Nicht ideal, weil die einzelne Stempelung fehlt, aber immer noch besser als ein Zettel vom Freitag.
Können wir in unsere Lohnabrechnung exportieren?
Ja. Die Stunden kommen als Bericht pro Person und Zeitraum heraus, also in der Form, die die Abrechnung braucht. Niemand tippt etwas ab.
Wird der Standort verfolgt?
Es wird erfasst, zu welcher Baustelle ein Eintrag gehört. Das ist nicht dasselbe wie jemandem den Tag lang nachzugehen. Sagen Sie das der Kolonne vor dem Start offen, denn das Gerücht ist schneller als die Tatsache.
Wann rechnet sich das?
Bei kleinen Betrieben meist im ersten Monat, und es liegt nicht an den Softwarekosten. Es liegt an den Stunden, die vorher bezahlt wurden, weil niemand das Gegenteil belegen konnte.
Wollen Sie Ihre eigenen Zahlen sehen? Testen Sie es kostenlos, geben Sie einer Kolonne eine Woche und vergleichen Sie diese Woche mit dem Zettel, den Sie sonst bekommen hätten.