Raspored ekipa najčešće živi na dva mjesta. Na ploči u uredu i u glavi jednog čovjeka koji to radi petnaest godina. Funkcionira sasvim dobro, sve do ponedjeljka kad taj čovjek ode na bolovanje i nitko ne zna koja dvojica trebaju biti na školi.
Ploča nije problem. Problem je što plan postoji na jednom mjestu, a ljudi kojima treba su četrdeset minuta daleko u kombiju.
Što se kvari kad plan živi samo u uredu
Tri stvari, i ponavljaju se svaki tjedan.
Netko dođe na krivo gradilište. Dogodi se jer je promjena napravljena u petak popodne i rečena jednoj osobi koja to nije prenijela. To je pola dana dvojice ljudi, plus gorivo.
Ekipa čeka. Električar dođe prije nego je žbukar gotov, jer onaj tko je planirao srijedu nije znao da je utorak skliznuo. Nitko nije kriv, a svi stoje.
I prekovremeni koje nitko nije odobrio. Ekipa ostane duže da završi, kaže poslovođi, a ured to sazna na platnoj listi.
Znati tko je slobodan ovaj tjedan bez obilaska telefonom najmanji je mogući popravak za sve tri stvari.
Što raspored mora znati
Krenite od dostupnosti, ne od kalendara. Svaki alat zna nacrtati tjedan. Korisno je brzo odgovoriti na jedno pitanje, a to je tko može u četvrtak na taj posao bez da se nešto drugo raspadne.
Zatim promjena mora putovati. Ako preraspodjela ne dođe na mobitel radnika, dobili ste ljepšu ploču i iste telefonske pozive. To je dio koji većina alata radi loše, jer poslati obavijest je lako, a osigurati da je pročitana nije.
Treće, mora biti spojeno s planom. Tjedan zaduženja nije isto što i terminski plan projekta, a trebaju vam oba, jer plan iza tjedna govori je li četvrtak uopće važan.
Pravi ispit je poziv o bolovanju, ne uredan tjedan
Svatko zna isplanirati tjedan u kojem se ništa ne mijenja. Ispit je utorak u pola sedam ujutro kad se čovjek javi bolestan, a vama treba zamjena prije nego ekipa krene iz dvorišta.
Izmjerite si vrijeme na tome. Otvorite alat, nađite tko je slobodan i osposobljen, prerasporedite i potvrdite da čovjek zna. Ako to traje duže od dvije minute, nećete to raditi pod pritiskom nego ćete se vratiti na telefon. Čim se vratite na telefon, alat je mrtav i ploča je pobijedila.
Druga polovica kruga je što se vratilo s terena. Plan koji se nikad ne usporedi sa stvarnim danom je popis želja, i nakon mjesec dana mu nitko ne vjeruje.
Prestanite planirati ljude i planirajte fazu
Česta greška je planirati ekipe po danima. Ponedjeljak, tri čovjeka, škola. Lijepo se čita i ne govori ništa o tome jesu li tri dovoljna.
Planirajte po fazi. Estrih na prvom katu, dva dana, tri čovjeka. Sad plan nosi razlog, pa kad faza sklizne vidite što to radi sljedećem tjednu. Vezanje posla na fazu kojoj pripada pretvara raspored u nešto čime se stvarno može upravljati.
Ploču nemojte odmah baciti
Ne dirajte je prvi dan. Vozite oboje dva tjedna i pustite da ljudi vide kako je digitalni uvijek točan, a ploča kasni dan. Ta usporedba uvjeri bolje od bilo kakvog sastanka.
Nakon dva tjedna obrišite ploču i ostavite je praznu. Ako netko opet počne pisati po njoj, saznali ste nešto korisno o alatu.
Česta pitanja
Može li poslovođa mijenjati plan s terena?
Može, ako mu date to pravo. Većina firmi pusti poslovođi da pomiče svoju ekipu, a premještanja među gradilištima drži u uredu. To je obično dobra podjela.
Vide li radnici cijeli plan ili samo svoj dio?
Svoj dio, po zadanome. Pogled na cijeli tjedan firme obično otvori više pitanja nego što zatvori.
Što s podizvođačima?
Mogu se planirati u istom tjednom pregledu pa sudar vidite prije nego se dogodi. Hoće li dobiti pristup za upis vlastitih sati je zasebna odluka.
Koliko unaprijed planirati?
Dva tjedna čvrsto i šest tjedana grubo radi kod većine firmi. Dalje od toga izgleda organizirano i svejedno se prepisuje.
Želite to vidjeti na svom tjednu? Otvorite besplatnu probu i upišite sljedeći tjedan prije nego se na išta obvežete.